Strona główna > Polityka prywatności

Polityka prywatności

dot. korzystania z serwisu internetowego dostępnego pod adresem www.staybuddy.pl

1. Informacje podstawowe

Podmiotem odpowiedzialnym za serwis internetowy www.staybuddy.pl („Serwis”) jest Staybuddy sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Lipska 8, 30-721 Kraków, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000994556, NIP 6793249794, REGON 523292526.

Zakres danych, okres przechowywania oraz cel przetwarzania różnią się w zależności od tego, jak korzystają Państwo z serwisu, dlatego informacje te łączymy bezpośrednio z rodzajem usługi/czynności. Pozostałe zasady mają zastosowanie do wszystkich danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Serwisu.

2. Definicje

Używane w niniejszym dokumencie definicje mają następujące znaczenie:

Serwis – serwis internetowy dostępny pod adresem www.staybuddy.pl, obejmujący takie funkcjonalności jak System Rezerwacji oraz Panel Użytkownika;
Użytkownik – każda osoba korzystająca z Serwisu;
Polityka – niniejszy dokument określający zasady przetwarzania danych osobowych Użytkownika w związku z korzystaniem z Serwisu;
STAYBUDDY – Staybuddy sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (KRS 0000994556) lub Staybuddy Andersa P.S.A. z siedzibą w Krakowie (KRS 0001154163);
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
Pliki cookies – dane informatyczne przechowywane na urządzeniu końcowym Użytkownika, za pomocą którego korzysta on z Serwisu, zawierające dane o korzystaniu z Serwisu – szczegółowe zasady funkcjonowania Plików cookies określa Polityka cookies udostępniana w Serwisie;
Panel Użytkownika – funkcjonalność Serwisu, do której dostęp posiadają osoby, które zawarły ze STAYBUDDY umowę zakwaterowania;
System Rezerwacji – funkcjonalność Serwisu pozwalająca na zawarcie umowy zakwaterowania w obiekcie STAYBUDDY.

3. Administrator oraz Inspektor ochrony danych osobowych

W zależności od sytuacji administratorem Państwa danych osobowych będzie jedna ze spółek:

Staybuddy Andersa P.S.A. z siedzibą w Krakowie, ul. Lipska 8, 30-721 Kraków, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001154163, NIP 6793275751, REGON 526285024 – zawsze wtedy, gdy Użytkownik korzysta z Serwisu w związku z usługami zakwaterowania w akademiku na os. Kościuszkowskim 1c w Krakowie, w szczególności podczas korzystania z Systemu Rezerwacji, Panelu Użytkownika, czy kierowania zapytań w związku z tym obiektem;
Staybuddy sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Lipska 8, 30-721 Kraków, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000994556, NIP 6793249794, REGON 523292526 – zawsze wtedy, gdy Użytkownik korzysta z Serwisu w innych celach, w tym w stosunku do informacji przekazywanych w związku z wyrażeniem zgód marketingowych na otrzymywanie informacji dotyczących oferty STAYBUDDY.

Inspektor Ochrony Danych Osobowych nie został powołany.

Kontakt ze STAYBUDDY możliwy jest w następujący sposób:

listownie na adres ul. Lipska 8, 30-721 Kraków,
poprzez adres e-mail: hey@staybuddy.pl,
telefonicznie: +48 12 306 56 99.

4. Zakres zbieranych danych, cel przetwarzania, okres przechowywania danych

W zależności od tego, w jaki sposób Użytkownik korzysta z Serwisu, różni się:

zakres zbieranych danych osobowych;
cel i podstawa prawna ich przetwarzania;
okres przechowywania danych.

Szczegóły poniżej:

4.1. Formularz kontaktowy

Kiedy ma zastosowanie?

Zawsze wtedy, gdy Użytkownik chce się skontaktować ze STAYBUDDY za pomocą formularza kontaktowego w Serwisie.

Jakie dane są zbierane?

imię;
adres e-mail;
numer telefonu (jeżeli Użytkownik oczekuje kontaktu telefonicznego);
jakiekolwiek inne dane osobowe dobrowolnie podane przez Użytkownika w treści formularza.

W jakim celu będą przetwarzane dane?

Podane przez Użytkownika dane osobowe w formularzu kontaktowym będą przetwarzane w celu:

obsługi zapytania i przedstawienia informacji handlowej.
Podstawą prawną dla tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda Użytkownika na przetwarzanie danych osobowych) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora polegający na udzieleniu Użytkownikowi odpowiedzi na zapytanie);
prowadzenia przez administratora marketingu bezpośredniego produktów lub usług znajdujących się w ofercie STAYBUDDY, jeżeli formularz umożliwia wyrażenie odrębnej zgody na przetwarzanie danych osobowych na ten cel, a Użytkownik tę zgodę wyraził.
Podstawą prawną dla tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda Użytkownika na przetwarzanie danych osobowych).

Jak długo dane będą przechowywane?

Dane te będą przechowywane przez okres niezbędny do odpowiedzi lub rozwiązania zgłaszanej sprawy.

W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych – do momentu wycofania zgody albo do czasu zaprzestania prowadzenia działań marketingowych przez STAYBUDDY.

4.2. System Rezerwacji

Kiedy ma zastosowanie?

Zawsze wtedy, gdy Użytkownik za pomocą Serwisu zawiera umowę zakwaterowania.

Jakie dane są zbierane?

imię i nazwisko;
płeć;
adres;
adres e-mail;
numer telefonu;
data urodzenia;
numer PESEL, a w przypadku braku jego posiadania dane dotyczące dokumentu podróży (paszport/dowód);
obywatelstwo;
informacje dotyczące statusu (student/absolwent/pracujący) oraz informacje o studiach (uczelnia/kierunek/rok studiów) (jeżeli Użytkownik dobrowolnie podał te dane);
adres e-mail osoby zaproszonej do wspólnego zamieszkania.

W jakim celu będą przetwarzane dane?

Podane przez Użytkownika dane osobowe będą przetwarzane w celu:

zawarcia umowy zakwaterowania.
Podstawą prawną dla tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora polegający na zawarciu z Użytkownikiem wiążącej umowy oraz zapewnieniu możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń w związku z jej zawarciem);
wysłania wygenerowanego indywidualnego linku do zawarcia umowy zakwaterowania na adres e-mail wskazany przez osobę zawierającą umowę zakwaterowania jako adres e-mail osoby zaproszonej do wspólnego zamieszkania.
Podstawą prawną dla tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wypełnianie zobowiązań umownych w związku z zapewnieniem zakwaterowania wskazanej osoby w tym samym pokoju/apartamencie);
prowadzenia przez administratora marketingu bezpośredniego produktów lub usług znajdujących się w ofercie STAYBUDDY, jeżeli formularz umożliwia wyrażenie odrębnej zgody na przetwarzanie danych osobowych na ten cel, a Użytkownik tę zgodę wyraził.
Podstawą prawną dla tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda Użytkownika na przetwarzanie danych osobowych);
dopasowania funkcjonalności akademika STAYBUDDY (rodzaj wydarzeń, oferta udogodnień), jeżeli Użytkownik dobrowolnie podał dane dotyczące statusu/studiów.
Podstawą prawną dla tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda Użytkownika).

Jak długo dane będą przechowywane?

Dane te będą przechowywane przez okres trwania umowy zakwaterowania oraz do ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym upłynie sześć lat licząc od dnia zakończenia obowiązywania umowy lub do czasu zakończenia obsługi sprawy rozpoczętej przed ww. dniem.

Dane osobowe osoby zaproszonej do wspólnego zamieszkania będą przetwarzane w okresie aktywności wygenerowanego linku zaproszenia.

W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych – do momentu wycofania zgody albo do czasu zaprzestania prowadzenia działań marketingowych przez STAYBUDDY.

W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celu, o którym mowa w pkt 4 powyżej – do czasu cofnięcia zgody lub zaniechania przez STAYBUDDY przetwarzania danych w tym celu.

4.3. Panel Użytkownika

Kiedy ma zastosowanie?

Zawsze wtedy, gdy Użytkownik zawarł umowę zakwaterowania.

Jakie dane są zbierane?

imię i nazwisko;
płeć;
adres;
adres e-mail;
numer telefonu;
data urodzenia;
numer PESEL, a w przypadku braku jego posiadania dane dotyczące dokumentu podróży (paszport/dowód);
obywatelstwo;
numer rachunku bankowego;
informacje dotyczące statusu (student/absolwent/pracujący) oraz informacje o studiach (uczelnia/kierunek/rok studiów) (jeżeli Użytkownik dobrowolnie podał te dane);
wizerunek (jeżeli Użytkownik dobrowolnie dodał zdjęcie profilowe).

W jakim celu będą przetwarzane dane?

Podane przez Użytkownika dane osobowe będą przetwarzane w celu:

wykonywania umowy zakwaterowania.
Podstawą prawną dla tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wypełnianie zobowiązań umownych);
dopasowania funkcjonalności akademika STAYBUDDY (rodzaj wydarzeń, oferta udogodnień), jeżeli Użytkownik dobrowolnie podał dane dotyczące statusu/studiów.
Podstawą prawną dla tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda Użytkownika);
prowadzenia przez administratora marketingu bezpośredniego produktów lub usług znajdujących się w ofercie STAYBUDDY, jeżeli formularz umożliwia wyrażenie odrębnej zgody na przetwarzanie danych osobowych na ten cel, a Użytkownik tę zgodę wyraził.
Podstawą prawną dla tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda Użytkownika).

Jak długo dane będą przechowywane?

W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celu, o którym mowa w pkt 2 powyżej – do czasu cofnięcia zgody lub zaniechania przez STAYBUDDY przetwarzania danych w tym celu.

W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych – do momentu wycofania zgody albo do czasu zaprzestania prowadzenia działań marketingowych przez STAYBUDDY.

4.4. Formularze o charakterze incydentalnym, np. zapis na listę celem uzyskania określonej informacji

Kiedy ma zastosowanie?

Zawsze wtedy, gdy Użytkownik chce uzyskać od STAYBUDDY określoną informację, np. zgłoszenie chęci uzyskania informacji o rozpoczęciu procesu rezerwacji, umówienie się na spotkanie, dzień otwarty itd.

Jakie dane są zbierane?

adres e-mail;
numer telefonu i imię (jeżeli formularz na to pozwala).

W jakim celu będą przetwarzane dane?

Podane przez Użytkownika dane osobowe będą przetwarzane w celu:

przedstawienia oczekiwanej informacji, w tym handlowej.
Podstawą prawną dla tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda Użytkownika na przetwarzanie danych osobowych) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora polegający na udzieleniu Użytkownikowi oczekiwanej informacji);
prowadzenia przez administratora marketingu bezpośredniego produktów lub usług znajdujących się w ofercie STAYBUDDY, jeżeli formularz umożliwia wyrażenie odrębnej zgody na przetwarzanie danych osobowych na ten cel, a Użytkownik tę zgodę wyraził.
Podstawą prawną dla tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda Użytkownika na przetwarzanie danych osobowych).

Jak długo dane będą przechowywane?

Dane te będą przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia informacji.

5. Dodatkowe informacje o sposobie wykorzystania danych

Odbiorcą danych osobowych mogą być podmioty świadczące na rzecz STAYBUDDY usługi związane z przetwarzaniem danych, takie jak usługi informatyczne, prawne, księgowe, kadrowe, pocztowe, kurierskie, operatorzy płatności (bramki płatnicze), podmioty udzielające finansowania STAYBUDDY, a ponadto podmioty współpracujące oraz podmioty i instytucje uprawnione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa celem wykonania obowiązków ciążących na STAYBUDDY.

Dane osobowe mogą być przekazywane poza teren EOG w przypadku korzystania z usług informatycznych podmiotów, które mogą przechowywać dane na serwerach zlokalizowanych poza EOG lub przesyłać dane między serwerami zlokalizowanymi poza EOG (przy czym podstawą takiego przekazania może być decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca właściwy poziom ochrony danych osobowych lub zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń prawnych, którymi są w szczególności standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych zatwierdzone przez Komisję Europejską; w przypadku braku decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony oraz braku zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń, dane osobowe mogą być przekazane poza EOG na podstawie jednej z przesłanek wymienionych w art. 49 ust. 1 RODO).

Dane użytkownika mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, przy czym nie podlegają automatycznemu profilowaniu.

6. Prawa użytkownika

Użytkownikowi przysługuje prawo:

dostępu do danych, w tym uzyskania kopii danych;
żądania sprostowania danych;
do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym);
do ograniczenia przetwarzania danych;
sprzeciwu wobec przetwarzania;
do wycofania zgody, w przypadku gdy przetwarzanie odbywa się na tej podstawie. Wycofanie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
do przenoszenia danych osobowych – w przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody Użytkownika;
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
do uzyskania kopii zabezpieczenia – dotyczy to przypadków transferu danych osobowych poza obszar EOG.

Skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych powinna być kierowana na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

7. Zmiany polityki prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od 1 czerwca 2026 roku. Polityka prywatności może zostać zmieniona, a jeżeli zgodnie z obowiązującym prawem Użytkownik powinien zostać poinformowany o zmianach, które mogą go dotyczyć, informacja o aktualizacji Polityki zostanie mu przesłana na adres e-mail wskazany do korespondencji.